Apskaitos programa keičiama nedažnai, todėl ir renkamasi ilgam. Deja, sprendimas dažnai priimamas skubotai — pagal kainą ar pažįstamo rekomendaciją, o tikroji programos nauda ar trūkumai paaiškėja tik po kelių mėnesių kasdienio darbo, kai grįžti atgal jau nebepatogu. Kelių dalykų patikrinimas iš anksto apsaugo nuo brangaus perėjimo antrą kartą ir nuo mėnesių, praleistų taisant tai, ką galima buvo numatyti. Štai ko nevalia praleisti.
- Įvertinkite realius įmonės poreikius. Prekyba, gamyba ir paslaugos turi skirtingus apskaitos poreikius. Prieš žiūrėdami į programas, surašykite, ką konkrečiai turite daryti kasdien: sąskaitos, atlyginimai, atsargos, ataskaitos. Toks paprastas sąrašas iškart parodo, kurios funkcijos jums būtinos, o kurios — tik gražus, bet nereikalingas priedas, už kurį nesinori permokėti. Įrankis turi tikti jums, ne atvirkščiai — nesvarbu, kiek įspūdingai jis atrodo demonstracijoje.
- Apsibrėžkite, ko siekiate. Būtent nuo poreikių priklauso, kokią apsaitos programą rinktis: vienai įmonei užtenka paprasto sąskaitų išrašymo, kitai reikia sudėtingos gamybos apskaitos. Aiškus tikslas iškart atmeta pusę netinkamų variantų.
- Patikrinkite ataskaitas. Įmonei ir „Sodrai”, ir mokesčių inspekcijai reikia tikslių ataskaitų. Įsitikinkite, kad programa jas rengia automatiškai ir kad formos atitinka aktualius reikalavimus, o ne pernykščius. Ataskaitų srityje taisyklės keičiasi, tad svarbu, kad tiekėjas laiku atnaujintų programą, o ne paliktų tai jūsų rūpesčiu.
- Pasidomėkite duomenų perkėlimu. Perėjimas skausmingiausias ten, kur reikia perkelti senus duomenis. Iš anksto išsiaiškinkite, ar tiekėjas padeda tai atlikti ir kiek tai kainuoja, kad nekiltų staigmenų. Blogiausia, kas gali nutikti — pusiaukelėje suprasti, kad seni duomenys niekaip nepersikelia, o rankomis suvesti metų metus neįmanoma.
- Pažiūrėkite, ar sistema auga su jumis. Šiandien esate penki žmonės, po metų galbūt penkiolika. Programa turi atlaikyti augimą — daugiau operacijų, vartotojų ir sudėtingesnę apskaitą, o ne tapti stabdžiu.
- Įvertinkite mokymąsi. Net galingiausia programa nieko verta, jei komanda nemoka ja naudotis. Pasidomėkite, ar yra mokymai, aiškūs vadovai ir pagalba pradžioje.
- Patikrinkite lankstumą. Verslas keičiasi: atsiranda nauja veikla, filialas ar antra valiuta. Įsitikinkite, kad programą galima pritaikyti, o ne teks keisti visą sistemą vos pasikeitus aplinkybėms. Lankstumas dažnai atsiperka ten, kur nesitikima.
- Suskaičiuokite tikrąją kainą. Prie licencijos kainos dažnai prisideda diegimas, mokymai, priežiūra ir atnaujinimai. Palyginkite ne pradinę, o metinę kainą.
- Išbandykite prieš pirkdami. Demonstracija ar bandomasis laikotarpis pasako daugiau nei bet koks aprašymas. Leiskite žmonėms, kurie dirbs kasdien, patiems pačiupinėti sistemą. Būtent jie greičiausiai pastebės, kas patogu, o kas kasdien erzins, ir jų nuomonė čia svarbesnė nei vadovo įspūdis.
- Pasidomėkite pagalba ir palaikymu. Anksčiau ar vėliau kils klausimų, ir tada svarbu, kaip greitai bei kokia kalba gausite atsakymą. Geras palaikymas kartais svarbesnis nei viena ar kita papildoma funkcija.
- Pagalvokite apie integracijas. Jei įmonė naudoja el. parduotuvę, banką ar sandėlio sistemą, verta patikrinti, ar programa su jomis susikalba. Automatinis duomenų perdavimas sutaupo daug rankinio darbo ir sumažina klaidų.
Kai visi šie punktai apgalvoti, sprendimas nustoja būti loterija. Gerai pasirinkta programa dirba tyliai fone ir netrukdo, o tai ir yra svarbiausias jos kokybės ženklas — apie gerą apskaitos įrankį geriausia galvoti kuo rečiau. Blogai pasirinktas primena apie save kone kasdien, ir būtent tai kainuoja brangiausiai — ne pinigais, o prarastu laiku ir ramybe.